Kysyimme kokeneelta projektipäälliköltä Jarmolta, mitkä asiat ratkaisevat ERP-hankkeen onnistumisen, mitä toimittajavalinnassa kannattaa huomioida ja miten uusi järjestelmä saadaan aidosti osaksi organisaation arkea.
Jarmo, millaisista projekteista sinulla on kokemusta ja millainen projektipäällikkö olet?
Olen työskennellyt hyvin erilaisten projektien parissa aina järjestelmä- ja laitekehityksestä selvitys- ja kartoitustöihin. Projekteihini on kuulunut muun muassa tarjouslaskentaa, budjetin seurantaa, toiminnan kehittämistä, tutkimustyötä sekä järjestelmien määrittelyä ja kehitystä.
Projektipäällikkönä olen suunnitelmallinen ja järjestelmällinen, mutta pidän erityisesti yhteistyöstä eri sidosryhmien kanssa. Haluan tuoda keskusteluihin konkreettisia ratkaisuehdotuksia, joiden pohjalta asioita voidaan lähteä viemään eteenpäin.
Minulle tärkeitä asioita ovat selkeä viestintä, tilanteen jatkuva seuranta, ratkaisujen löytäminen ja periksiantamattomuus. Arvostan myös suoraa palautetta, luottamusta ja sitä, että jokainen osapuoli tuo oman panoksensa projektiin.
Mitkä ovat hyvän ERP-projektisuunnitelman tärkeimmät asiat?
Hyvä ERP-projektisuunnitelma lähtee siitä, että tiedetään nykytila ja sen haasteet. Nykytila pitää olla kuvattuna riittävällä tarkkuudella, jotta tiedetään mitä lähdetään muuttamaan. Tähän ei riitä pelkästään nykyisen järjestelmän kuvaus, vaan myös nykyiset toimintatavat, tiedossa olevat haasteet ja rajapinnat muihin järjestelmiin.
Lisäksi ERP-hankkeelle pitää olla kirjattuna tavoitteet, jotta niihin voidaan aina peilata, kun haetaan erilaisia ratkaisuja järjestelmä toiminnoille. Nämä yleensä liittyvät liiketoiminnallisiin tavoitteisiin, jotka taas ovat monesti sidottu esim. yrityksen strategiaan. Projektin laajuus toteutuksessa pitää olla sovittuna, jotta projektin budjetti ja aikataulu on mahdollista saavuttaa. Tärkeänä pidän myös rajauksia, eli mitä jätetään toteutuksen ulkopuolelle.
Mikäli alkupään työtä ei ole tehty tai se on jäänyt hyvin vajaaksi, kokemukseni mukaan se ns. ”lyö kintuille” projektin myöhemmässä vaiheessa. Pyrin saamaan projektin lähtötiedot mahdollisimman hyvin esille ja varmistamaan, että myös sidosryhmä ovat niistä tietoisia.
Projektisuunnitelmassa on muitakin tärkeitä kohtia, mutta pari vielä nostaisin esille, eli riskien- ja muutosten hallinta, viestintä sekä tuki ja koulutukset eri ryhmille.
Projekteihin kuuluu aina riskejä ja myös ennalta arvaamattomia ongelmatilanteita. Siksi riskit on tärkeää tunnistaa, arvioida ja varautua niihin etukäteen. Ongelmatilanteissa pyrin kokoamaan nopeasti oikeat asiantuntijat yhteen ja saamaan ratkaisun liikkeelle. Myös muutoshallinnan ja viestinnän vastuut on tärkeää määritellä jo projektisuunnitelmassa, jotta muutoksia voidaan hallita ja tieto tavoittaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan.
Mitkä kolme asiaa yrityksen kannattaa huomioida ERP-toimittajaa valitessaan?
Ensimmäisenä nostaisin esiin toimialatuntemuksen. Sopivaltakaan vaikuttava järjestelmä ei yksin takaa onnistumista. Toimittajalla pitäisi olla ymmärrystä juuri kyseisen toimialan ja mielellään vastaavanlaisten yritysten tarpeista.
Toinen tärkeä asia on kokonaiskustannus. Hankintavaiheessa ei kannata katsoa vain projektin hintaa, vaan myös järjestelmän ylläpidon ja tulevan jatkokehityksen kustannuksia.
Kolmantena arvioisin ratkaisumallia ja toteuttavaa tiimiä. Onko ehdotettu ratkaisu oikeasti sopiva yrityksen tarpeisiin ja löytyykö toimittajalta tiimi, jolla on valmiudet viedä juuri kyseinen hanke onnistuneesti läpi?
Miten johdetaan ERP-hanketta, jossa on useita toimittajia?
Oma ohjeeni on yksinkertainen: älä toimi pullonkaulana.
Sovin selkeät kokouskäytännöt eri toimittajien kanssa, mutta tuon toimittajia myös saman pöydän ääreen silloin, kun asia koskee useampaa osapuolta. Hyvä esimerkki ovat integraatiot. Jos tieto liikkuu kahden järjestelmän välillä, molempien järjestelmien asiantuntijoiden pitää päästä keskustelemaan ratkaisusta suoraan keskenään.
Projektipäällikön tehtävä ei ole kuljettaa kaikkea tietoa osapuolelta toiselle, vaan rakentaa edellytykset sille, että yhteistyö toimii.
Miten varmistetaan, että uusi järjestelmä ja toimintamallit todella otetaan käyttöön?
Kaikki lähtee sitouttamisesta. Ihmiset kannattaa ottaa mukaan jo projektin alkuvaiheessa ja antaa heille mahdollisuus vaikuttaa sekä järjestelmän toteutukseen että uusiin toimintamalleihin.
Otan eri käyttäjäryhmien edustajia mukaan määrittelyyn ja myöhemmin testaamiseen. Näin käyttäjät pääsevät tutustumaan tulevaan järjestelmään jo projektin aikana, eikä uusi toimintatapa tule vastaan ensimmäistä kertaa käyttöönottopäivänä.
Myös toimintamalleja kannattaa käydä käyttäjien kanssa läpi mahdollisimman aikaisin ja etsiä yhdessä ratkaisut, jotka toimivat heidän arjessaan.
”Järjestelmien pitää palvella ihmisiä, eikä ihmisten järjestelmää.”
Tarvitseeko organisaatiosi kokenutta projektipäällikköä?
Onnistunut ERP- tai järjestelmähanke tarvitsee henkilön, joka pitää kokonaisuuden hallinnassa, tuo eri osapuolet yhteen ja varmistaa, että projekti etenee tavoitteista käytännön toteutukseen asti.
Jarmo on tällä hetkellä vapaana uusiin projekteihin. Hänen osaamistaan voidaan hyödyntää esimerkiksi ERP- ja järjestelmähankkeissa, projektin tai hankkeen johtamisessa, määrittely- ja kehitystyössä sekä monitoimittajaympäristöissä.