Kun organisaatio suunnittelee uuden järjestelmän hankintaa, huomio kohdistuu usein toimittajien vertailuun, teknologiaan ja kustannuksiin. Todellisuudessa onnistuminen alkaa paljon aikaisemmin.
SCK Consultingin projektijohtamisen asiantuntija Erik Kolppanen korostaa, että kaikki lähtee nykytilan ymmärtämisestä sekä yrityksen visiosta ja strategiasta. Näiden pohjalta tunnistetaan liiketoiminnan avainkyvykkyydet– ne asiat, jotka mahdollistavat strategian toteutumisen käytännössä.
Kun avainkyvykkyydet on määritelty, voidaan rakentaa vaatimusmäärittely, joka ohjaa sekä järjestelmävalintaa että toimittajien arviointia.
Toimittajavalinnassa ei arvioida ainoastaan järjestelmän ominaisuuksia. Huomioon tulee ottaa myös esimerkiksi toimittajan taloudellinen vakaus, toimintamallit, kyky tukea asiakkaan kasvua sekä yrityskulttuurien yhteensopivuus. Huolellinen vaatimusmäärittely auttaa varmistamaan, että toimittajia arvioidaan samoilla kriteereillä ja että lopullinen ratkaisu tukee aidosti liiketoiminnan tavoitteita.
Monessa organisaatiossa haasteena on se, ettei hankkeelle löydy sisältä henkilöä, jolla olisi aikaa tai kokemusta kokonaisuuden koordinointiin. Tällöin ulkopuolinen asiantuntija tuo projektiin rakennetta, dokumentointiosaamista sekä hyväksi todettuja toimintamalleja.
Vaatimusmäärittelyyn käytetty aika voi tuntua projektin alkuvaiheessa hitaalta etenemiseltä, mutta käytännössä se vähentää merkittävästi myöhemmin esiin nousevia yllätyksiä. Mitä paremmin liiketoiminnan tarpeet, prosessit ja tavoitteet on tunnistettu etukäteen, sitä sujuvammin toimittajavalinta, käyttöönotto ja muutosjohtaminen etenevät.
Vaativissa järjestelmähankkeissa onnistuminen ei synny pelkästään teknologiasta. Tarvitaan myös kokemusta projektien johtamisesta, kykyä hahmottaa kokonaisuuksia sekä rohkeutta tehdä tarvittavia korjausliikkeitä matkan varrella. Juuri näissä tilanteissa ulkopuolinen asiantuntija voi tuoda projektiin merkittävää lisäarvoa. Voit lukea lisää SCK:n palveluista täältä.
Onko sinunkin projektisi jumissa? Ole yhteydessä ja avataan yhdessä umpisolmut ja viedään projekti ennustettavasti maaliin.